举例说明如何运用5W1H进行计划工作。
计划工作是指制定计划,就是根据组织内外部的实际情况,权衡客观需要的主观可能,通过科学地预测,提出在未来一定时期内组织所要达到的目标以及实现目标的方法。计划工作就是预先决定做什么(What),讨论为什么要做( Why),确定何时做(When)、何地做(Where)、何人做(Who),以及如何做(How),也就是通常所说的5W1H。具体含义如下:(1)“做什么”:要明确组织的使命、战略、目标以及行动计划的具体任务和要求,明确一个时期的中心任务和工作重点。例如,企业在未来5年要达到什么样的战略目标;企业年度生产计划的任务主要是确定生产哪些产品,生产多少,合理安排产品投入和产出的数量和进度,在保证按期、按质和按量完成订货合同的前提下,使得生产能力得到尽可能充分的利用。(2)“为什么做”:要论证组织的使命、战略、目标和行动计划的可能性和可行性,也就是说要提供制定的依据。实践表明,计划工作人员对组织和企业的宗旨、目标和战略了解得越清楚,认识得越深刻,就越有助于他们在计划工作中发挥主动性和创造性。正如通常所说的“要我做”和“我要做”的结果是大不一样的,其道理就在于此。(3)“何时做”:规定计划中各项工作的开始和完成的进度,以便进行有效的控制和对能力及资源进行平衡。(4)“何地做”:规定计划的实施地点或场所,了解计划实施的环境条件和限制,以便合理安排计划实施的空间组织和布局。(5)“谁去做”:计划不仅要明确规定目标、任务、地点和进度,还应规定由哪个部门、哪个人负责。例如,开发一种新产品,要经过产品设计、样机试制、小批试制和正式投产几个阶段。在计划中要明确规定每个阶段由哪个部门,哪个人负主要责任,哪些部门协助,各阶段的接口处由哪些部门和哪些人员参加鉴定和审核等。(6)“怎么做”:制定实现计划的措施,以及相应的政策和规则,对资源进行合理分配和集申使用,对人力、生产能力进行平衡,对各种派生计划进行综合平衡等。
