迟到的放映机KK公司准备在办公楼内召开一次本公司的新产品上市前的研讨会。参加人员包括公司总经理、副总经理以及研发、营销、财务等部门的代表。总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示，而公司没有放映机。租借放映机的任务交给了总经理秘书张小姐。会议召开的时间是8月9日上午10时整，而资料放映的时间是1O时15分。张小姐打电话给租聘公司，要求租聘公司在9日上午9时45分必须准时把放映机送到公司的会议厅。9日上午，秘书们正在紧张地做着最后的准备工作。张小姐一看表，已经9时50分了，放映机还没有送到。张小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着时间快到了，张小姐心急如焚……(1)1)如何才能组织有效的会议?2)对于这样的会议，请你拟定一个会议议程。(2)1)召开这样的会议前，在准备会议所需资源方面应该注意些什么?2)假如你是张小姐，面对这种情况，应该如何处理?
(1)1)有效地组织会议应考虑：①规划会议并安排会场。②准备会议材料。③邀请与会者。④会议的正式规则。⑤会场布置。⑥进行详细的会议记录。⑦时间控制及结束会议。⑧电话会议和视频会议。2)对于这样的会议，可以考虑如下会议议程：KK公司2012年新产品上市研讨会会议议程2012年8月7日在八楼第三会议室召开①缺席人员致歉。②对上次会议记录的确认。③上次会议记录引出的问题。④营销部报告。⑤财务部报告。⑥关于新产品上市可能遇到的问题的讨论及解决方案。⑦其他事项⑧下次会议的安排（日期、时间、地点）。(2)1)召开这样的会议前，在准备会议所需资源方面应该注意：①考虑周全、根据议程内容确定所需的设备资源。②提前调试设备，确保所有设备都能正常工作。③留出足够的时间提前量，以留出应变时间。④制定应急方案，应对突发状况。2)在继续等待的同时，联系总经理，做好临时调整议程的准备。同时抓紧时间寻找替代设备。
