撰写PPT形式的和word文档形式的报告分别需要注意哪些方面?
撰写PPT形式的报告需要注意：(1)内容简明。每一页幻灯片的内容不宜过多，过多的文字叙述会使观众感到疲乏，最好用概括性的语言把此页内容叙述出来，然后由报告人就该点展开讲解。这也对报告者的语言表达能力和现场应变能力提出了要求。在实际中往往有这样一种倾向：在一张幻灯片上包括太多的内容。如果你的可视材料展示涉及复杂的图表，那你就应该考虑解释相应图表盼方式。期望听众自己理解图表的意图和内容完全是浪费时间，也是一种不攻自破的想法，因为在他们看幻灯片的那个极短的时间内往往会错过其中的重要信息。(1) 投影设计。每页幻灯片的主题文字用黑体，正文文字用宋体，突出内容可以采用黑体、楷体、加粗或变换颜色的方式来表示，尽可能用直观的图形来阐释观点。注意，每一种图形、标注、流程符号都有其特定的含义，不能为了美观而乱用；各行文字的间距稍微大一些；页面不能上顶天、下落地，左右也要留出空白。(3)可视辅助。熟谙可视辅助材料的运用，极少有演讲者能够掌握这门艺术。不管你要展示什么样的可视辅助材料，都必须同演讲内容交相辉映，而不是同演讲内容互不相干。可视辅助材料所传达的信息必须清晰、直观，不杂乱无章。撰写Word形式的报告需要注意：(1)精心的结构设计和构思。良好的结构和逻辑缜密的观点陈述会使所陈述的观点一目了然、清晰明了，会使报告易于阅读和理解；报告的结构越好，报告中的观点越中肯，报告就越能够有力地驳斥批评意见。(2)文字简洁。简洁地把你的东西表达出来，但是又不能过分简单。请记住：你所撰写的报告的阅读对象是你的客户，而不是你的同事，因此没有必要炫耀你的知识、运用行业术语或使你的评论过于复杂难懂。你可能会觉得自己的观点比较复杂，需要进行修改；你的观点是正确的，但还是可以做到更加简洁。为此，你可以集中陈述你的核心观点，然后分别把修正观点按照逻辑顺序提出来。保持信息传达简洁性的另一个原因是：简洁性要求将使你必须用一种简洁明快的方式来思考问题，也就是采取聚焦的思考方式。如果你觉得很难在撰写的时候实现简洁性要求，那就可能表明你实际上并不知道自己所要表达的东西。(3)善用图表。图形、图表的运用将使你的报告直观易懂、充满活力，使报告的正文错落有致。而且，生动图表材料的运用可以使你的报告更易于被记住。图表材料必须具有创意、特色和想象力，尤其是在列举数据、描述流程和进行比较时，应用饼形图、柱形图、流程图以及表格可以使复杂的过程清晰简单地表述出来，便于读者理解、记忆。(4)考虑组织的文化。需要做到以下两个方面：第一，理解并且表明你认知组织演进发展起来的方式、组织现在运作的方式以及人们表达价值观和信念的方式；第二，所采用的语言也要反映和配合组织的语言。尽量把对组织来说比较新的思维方式和观念写进报告，但是如果要想使这些写进报告的新观念、新思维被客户接受，它们就不能荒诞、古怪，除非你有足够的理由说明其合理性。(5)客户为主。站在客户的立场上考虑，这对于咨询人员来说是非常重要的，这也就是我们通常所说的“试穿对方的鞋”。你的推荐方案应该从客户目前的状况出发。推荐方案应该具有实践意义、鼓动性，起到鼓舞士气的作用。
