在已建立好的主文档即奖状文件完成邮件合并过程。
(1)打开主文档文件“奖学金奖状.doc”，从“邮件”功能区中选择“开始邮件合并”，选择“普通Word文档”。(2)设置数据源。点击“邮件”功能区中的“选择收件人”按钮，选择“使羽现有列表”，选择“奖学金名单.xls”文件，单击打开，然后会再弹出一个“选择表格”的窗口，要求指定使用哪个工作表，选择工作表“获奖名单”，直接单击确定，完成数据源设置。(3)插入数据域。这里，以插入姓名为例。将光标定位到要插入数据的地方。单击邮件合并工具栏上“插入合并域”的按钮，在弹出的窗口中选择“姓名”，然后单击“插入”按钮。(4)单击“关闭”按钮。重复上述操作数次，依次插入其他元素。(5)查看合并数据。单击邮件合并工具栏上“预览结果”按钮，即可看到邮件合并之后的数据，工具栏上还有一些按钮和输入框可以查看前一条、下一条和指定的记录。
