大众制造公司材料消耗较大,平时库存数量较多。注册会计师李洪对该公司2010年度财务报表进行审计时,非常关心该公司材料内部控制情况。在对材料内部控制情况进行调查时,注册会计师发现以下情况:(1)采购部根据使用部门或仓库提交的请购单,与供应商签订采购合同(零星采购除外);(2)由仓库验收到货的材料,并填制收货单一式二份,一份留存,一分交财务部;(3)财务部会计员将收货单和采购发票进行核对,并据以登记购货和应付账款明细账;(4)由会计员开具付款通知单,后附收料及发票等有关资料,交出纳付款;(5)材料由仓库保管员保管和登记明细账;(6)各使用部门有材料的消耗额度,领用物品时填制领用单一式二份,一份留存,另一份仓库留存;(7)仓库发货后,在使用部门账册中进行登记,并于月底将各部门领用的材料编制汇总表,向财务部报送;(8)仓库与使用部门和财务部对材料使用、结余情况不定期核对。要求:(1)指出大众制造公司材料内部控制存在的问题。(2)根据大众制造公司材料内部控制存在的问题,请列出改善内部控制建议的内容。
(1)材料内部控制存在的问题有: ①仓库验收,不符合职责分工的要求;②验收后未将验收单交送采购部门,使采购部门不了解实际到货情况;③会计员开具付款凭单后未经领导批准即由出纳付款;④材料由仓库保管员1人保管和记账,未做到不相容职责分离;⑤领用单未送财务部门,由仓库月底报送,不能起到核对作用;⑥仓库与使用部门和财务部门对材料使用、结余情况未定期核对。(2)由于材料内部控制存在重大缺陷,可能导致重大错误或舞弊,应向被审计单位管理层出具管理建议书。应改善内部控制的内容有: ①由专人负责验收材料;②增加一联验收单交送采购部门;③付款凭单需要经领导签字批准后才能付款;④仓库的材料保管和记账工作应分开,由两人分别执行;⑤增加一联领用单送达财务部门;⑥仓库与使用部门和财务部门对材料使用、结余情况定期核对。