老张是某个系统集成公司的项目经理。他身边的员工始终在抱怨公司的工作氛围不好、沟通不足。老张非常希望能够通过自己的努力来改善这一状况，因此他要求项目组成员无论如何每周必须按时参加项目例会并发言，但对例会具体要求应如何进行，老张却不知如何规定。很快项目组成员开始抱怨例会目的不明、时间太长、效率太低、缺乏效果等，而且由于在例会上意见相左，很多组员开始相互争吵，甚至影响到了人际关系的融洽。为此，老张非常苦恼。根据材料回答问题：针对上述情况，请分析问题产生的可能原因，并为老张提出项目例会的优化策略。
问题产生的可能原因：召开项目例会，及时解决问题，是实施项目过程中有效沟通的最好方式。但是，老张在组织例会过程中出现上述情况，其主要原因是缺乏对会议参加人员、会议议题的策划，以及对会议过程的把控。
项目例会的优化策略：项目经理和项目团队在项目开始时应对会议由谁参加、在什么时候召开，以及实施纠正措施所要权限大小等问题，设立相应规章和准则。
项目会议应该紧扣所要解决的问题，主要包括：
（1）描述说明项目存在的问题，并找出这些问题的原因和影响因素。
（2）找出可行的问题解决方案，评价并选定满意的解决方案。
（3）重新修订项目相关计划。
（4）确定问题的解决方案，并实施解决方案。
