试述正式报告的特点、组成部分及各组成部分的要求和作用。
正式报告有三个显著的特点：一是遵循传统的呈递报告的样式；二是内容复杂，涉及面广；三是一般篇幅长。一篇正式报告可能包括下列所有的组成部分，或包括其中某些组成部分。它们是：封面；前言；正文；衬页；致词；脚注；扉页；目录表；附录；书名页；表格目录；书目；报告编写授权书；图解目录；索引；转送函；内容提要。上面列举的某些组成部分可以合并，如“转送函”可以和“考核内容”合并。各组成部分的要求和作用如下：封面，是用来完好地保护报告内容的。封面要整洁、具有吸引力。封面上应该印有报告的题目，作者的名字。题目可全用大写体字母打印。简短报告可不加封面。衬页。正式报告有两张衬页，一张在报告的开头，一张在报告的结尾。衬页起装饰作用。还可供写评语用。扉页。如果用扉页，其作用是打印报告题目，题目全用大写体字母，一般打印在页上端三分之一的位置上。此页上题目与书名页上的题目保持一致。书名页，书名页用来打印书名、副标题、作者姓名、公司名称、工作部门、地址、报告接收人的姓名和称号、工作单位、公司名称和地址以及报告的日期。如果一份报告没有封面和扉页，就用一张厚纸打印书名，以代替封面。如果报告有版权，就在书名页背面附加说明。授权书。如果作者已经收到编写报告的授权书，就可把它作为报告的一个组成部分。如果作者收到的是编写报告的口头允诺，就把口头允诺的内容引证到报告的作者说明或者引言里去。前言。在此部分，作者向报告接收人(常常是负责指派报告编写人的那位负责人)说明报告编写的目的、范围和限度、报告的授权、报告调查研究使用的方法，主要评语、致谢词和报告大意或内容。前言在结束时，要向指派人一方面表示感谢，一方面表示随时提供关于报告的补充内容和回答有关报告的任何问题。前言的语气要真挚热情，通常用带有信头的便笺打印，而且要签名。致词。答谢词可写在前言中。如果答谢词内容较多，可用专页。一切在作者完成报告中给予过指导、帮助和服务的人或机构，都应答谢。目录表。实质上是标有页码的报告大纲，通过适当的标题和小标题，可以表示出报告的主要部分和次要部分。任何正式报告的目录表都应注以作者所选择的内部使用样式为准。如果作者在报告正文里选择了十进位制标题法，目录表也应使用十进位制标题法。图解目录。如果图解页数不多，可将图解目录附加于报告目录之中。如果图解甚多，则可在报告中另做图解目录专页。图解目录式样要和报告目录所使用的式样保持一致。提要。为了能迅速地、大体地和简明扼要地了解研究的成果，大多数负责人喜欢一开始就阅读报告的提要。一般提要都用专页打印。可用单行打印也可用隔行打印。报告正文。报告正文一般包括三个部分：引言、正文和结尾。引言简明扼要，概括报告的大意，预示报告结论。报告的正文较长，是报告的核心部分。该部分提供了所有研究的材料以及对这些材料的分析和说明。结尾提出结论和详细的建议。结论来自于事实和研究成果，必须与研究成果有着紧密的内在联系。结论用阿拉伯数字顺-序排列。建议往往是作者对结论的说明，是根据结论对解决问题提出的具体方案和措施，是某些行动方针或办法。建议也要按顺序排列。在某些正式报告中，建议在引言中提出，在结论中只做概述。附录。附录的内容包括报告正文以外的重要补充材料。附录不能太杂、太多。重要的细节问题应编写到报告的正文中去。附录应该放在其他附加材料之前，也就是应放在脚注、词汇表、索引等部分之前。
