试述美国文书档案管理的措施和程序。
建立健全文件档案存放、转移和控制的有关管理制度，是做好文件档案工作的基础。如果没有严格规范的制度，就可能发生丢失、误传和难以查找等现象。秘书收到各种文件档案后，要根据其特征和要求，分别妥善保管。档案管理中心收到需贮存的档案时，也必须采取相应措施进行管理和保护。在美国，除了被授权的秘书、人事部门或档案管理人员外，其他任何人不得从档案室中随意取走文件。当某人正式提出申请要求借用一段时间并获准后，档案文件才能外流托管于此人。要办理的手续是填写一种专门报表、一份包括文件内容说明、日期、种类的申请书和申请者署名的流动申请表。文件档案借出后，流动申请表放在借出档案原存放的位置，以便管理者了解档案文件的去向。对于机密档案文件的管理，必须遵照国家专门的规定办理。办公室中不再使用的文件档案应送到档案中心或非常用档案保存处。档案中心或非常用档案保存处备有档案转移专用箱、档案转移表以及档案转移指示标签。档案可以在一年或半年后定期转移，也可采取连续转移的方式。不重要的档案收阅后可尽快销毁，不必归档。此外音像档案、缩微档案等必须根据其特殊的性质要求，妥善保管。
