苏联秘书为首长服务时，怎样做到信息资料服务的有效性?
秘书每天都要收到大量文件资料。他必须将大量的信息资料归类，并根据首长的指示和有关管理制度，将首长办理和阅知的文件资料送给首长，另个一些文件资料则按照管理分工分送给各部门或各有关工作人员。送交给首长的文件分三类：一是定期性文件材料；二是首长在固定的时间内每天批阅一次的文件材料；三是首长需与有关主管负责人一同商议决定的文件材料。秘书应该从职权分工和首长批阅文件的需要出发，把握哪些问题首长需亲自答复，哪些问题首长批转给有关部门办理。秘书具备正确判别和将文件材料分类处理的能力。对于最重要、最紧急的文件材料，秘书收到后应立即交首长处理。秘书处理文件材料过程中，必须遵守文件的使用规则和保密条例，保守国家机密是秘书的神圣职责。对电话沟通中的信息，秘书也必须分类处理。电话记录中记载的首长必须了解的重要信息，秘书必须及时向首长汇报；而那些次要的、事务性的问题，则可由有关人员或秘书自己处理。有人来电话要求与首长通话，秘书应了解对方的身份、事由，然后向首长汇报；若首长正在处理重要公务难以分身时，秘书应简要地将来电话的情况向首长汇报，或建议对方在其他时间打来电话，或者由首长的副手处理。如果电话的内容十分重要、十分紧迫，而首长又不能立即接电话，秘书应将电话内容记录下来，并立即转交给首长。秘书常收到寄给首长名下的文件资料，有些重要文件，要求首长做出书面批示，表明意见，指出执行的期限。秘书应将这些首长阅批的文件挑选出来，提醒首长及时阅批。对于各方面传递来的信息，秘书应选其重要的内容，及时精要地向首长汇报，首长若询问详情，秘书再具体地做详细汇报。对于发出的文件资料信息，秘书也必须分类处理，按急缓程度，发急件或普通件。秘书要协助首长做大量的文件信息工作。在工作过程中，必须进行筛选、分类，按首长工作需要和文件信息资料的重要程度、紧急程度，恰当地进行处理。秘书人员做好这方面的工作，对提高首长的工作效率是大有裨益的，对处理好首长与秘书的关系也具有积极作用。
