简述日本业务报告及商务文件的撰拟要领。
撰拟业务报告的要领。日本秘书在撰拟业务报告过程中，一是无论起草什么内容的报告，都应该按照事实进行表述和说明，不应该加入传闻、个人推测或自己的感情，这是撰拟报告的基本原则；二是在工作失败或受到挫折，或遇到突发事件时，应该立即向上级做紧急报告，以便领导及时做出指示和支持；三是工作的周期很长，需要很久才能够完成时，中间要有报告，汇报工作进展情况，并随时接受上级的指示；四是不要担心经常向上级报告会使上级厌烦，有具体的充实的内容、信息量大的报告，领导是乐意阅读的；五是报告结束后，要记录上级对此报告的意见或指示，必要时还要将这些意见或指示归入档案。报告的归档记录不能忽视报告的主题以及年、月、日的记载。 商务文件撰拟要求。日本秘书在撰拟商务文件的过程中，一是内容要简洁、明确，要按照业务报告内容表达那样具体、实在、客观、有信息量；二是商务文件的有关图表、图片、照片等资料要与文件一起妥善保管；三是商务文件应先整理并表述出结论，然后再进行必要的补充；四是文件草稿完成并经领导认可后，应立即抄正或打印成正式文本；五是商务文件最好用一页纸简要地表达，一页纸张记载一件事情，便于阅读和理解，也便于处理和保存；六是商务文件印制份数要便于使用，要考虑文件分配对象的数额和保存的数额，归档时要以日期或笔画顺序排列；不要把特别机密的重要文件遗留在影印室里。为了节约成本或防止机密外泄，不要多印文件，只要按需要的印数印出即可。如果印出的份数较多，则应该把多余的份数立即用碎纸机处理。
