日本秘书怎样处理往来邮件?
日本秘书在整理大量邮件时，最重要的是应该先确定属于上司的邮件。在实际工作中，一是要分清处理邮件的种类，每天都要进行分类处理。邮件取出后，首先挑出属于上司的邮件，以免同其他部门的邮件混在一起，造成麻烦或引起纠纷。属于公司的文件，应在信封上注明日期和收件人等。二是开封精细，要正确使用剪刀或拆信刀，开封后的信件，用回形针别住，以便上级阅读，除了注明亲启或机密字样的文件外，秘书都应先浏览一次，在重要部分做个记号，或划条红线，若文件内容太长，则可写出摘录，在和上司商量的情况下，决定采用哪一种办法。三是要妥善处理邮件的损毁情况。先要考虑破损程度，再依据残留文件为判断标准，等待上司的指示，当难以辨别是何种文件时，应拿给上司进一步处理；公司内的文件，先在收信薄上记录要点，呈领导过目后销毁，机密文件的信封亦可丢弃。四是注意必须回信的邮件处理，要赶紧回信；需要领导做出肯定或否定答复的要呈领导做答，有关会议的出席或缺席情况也应注明。五是根据邮件提供的有关信息把要事记入行事表内，在上司及秘书用的行事表内，都应记下事件内容、日期、场所、电话，上司要去某第一次去的地方，秘书事先要查明其交通状况、路线、所需时间，并记在行事表内。
