日本秘书文件档案资料处理要注意哪些方面?
日本收集处理文件档案资料，一是要根据本单位经营管理的需要，不适用的材料不用收集，要讲求效率，当上司需要某种资料时，能够及时准确地提供；集中管理本单位的资料，全体员工均可参考查阅，避免文件资料成为个人所有；要整理文件档案资料，防止丢失或损坏；办公桌上的文件要集中整理，要避免重要文件资料的遗失，要依顺序整理排列在文件的档案框中。二是要分清保管文件档案资料的类别。永久保存的文件档案是只有原稿一份，不可再得的，如有关公司章程、重要契约等，登记、特许证等，有关呈议书、股东大会决议书等。十年保存的文件档案是关系重大但可以再得的，如有关税务问题的文件资料：月决算表、公司账簿；有关股东职权表等。3年至5年保存的文件档案是关系小而可以再得到的，如主要传票、交易关系，文件的收发记录，有关职员异同、薪金给付等问题的，半年至一年保存的文件档案，是到期可以丢弃的，如往返交际文书、通知函件、日算表、月结表、调查表、参考资料等。分类处理才能保证文件档案资料的有效管理和使用。三是要掌握处理的流程。整理的重点是选出重要的资料，不需要的可以废弃；分类的重点是为使与事件关系紧密的有关人士便于查寻资料；保管的重点是在取出或借出时使用指引卡，可能保持安全状态；保存的重点是确定保存期间，在这段期内要集中保管，亦可充分活用。四是正确使用文件档案管理的有关用具：个别文件资料放在对折的纸夹内。将个别资料及团体资料分类，各成立第一指引卡、第二指引卡；将资料并列，保存在档案柜内；从档案柜里取出资料时，要辨明使用者的指引卡。杂用资料即一般个别资料，不具重要性的资料，数量少的资料等，用作第二指引卡。五是要掌握正确的分类方法，各单位的归档法，都有一定的分类标准。总体上看，有三种典型的分类方法，使用部门可依所需而加以灵活运用，交易对象众多时，可用贸易商的名称，分别按照笔画顺序排列；交易范围广时，可以依所有的乡、镇、县、市等地域加以区别并列；还可按主题即文件内容来分类。六是要理解有关术语。文件档案的整理，指取出无效、过期的材料，依序整齐排列，每份文件各有一张资料卡，要作废的资料可以抽出。分类，即依据种类、性质来分、依照何种标准分类，在指示卡上都要标明。保管，各种资料都要妥善加以管理，分好类的资料卡排人档案柜后，放在办公室里管理。保存，要一直维持原状，使用次数少，却有必要保存，可放置在仓库内，废弃、无效、无用的资料可丢弃。不用的文件，过期的资科等，都可以废弃。七是要抓住要点。资料在归档前，一定要先向上司或经常使用此份资料部门通知，说明要归档的原因、目的，要分析以哪种方式分类最便利恰当，要决定采用的规则与方法，使需要者能够充分理解。保存管理时，要注意根据法律或公司的明文规定来决定保存年限。要积极地收集资料，以便有最新的资料提供。
