日本秘书怎样处理会议资料?
在筹备会议过程中，秘书就要同时着手准备会议资料。一是要做好预定联系工作，根据会议目的，联系有关部门，充分准备会议所需的资料。二是议题由提案部门确定后，议题的提出者要准备有关资料，相关问题由相关主管部门准备有关资料。准备资料的任务要落实到单位或个人，还要提出有关要求和完成的时限。三是要制作会议预定表，将会议的日期、时间、地点、议题、提案部门是否有资料、预定出席者的姓名，均有序地列在预定表上。四是要恰当地确定印制资料的份数，应根据资料的发放范围确定印制资料的份数，将印制好的资料分发给各出席者和有关人士。重要的文件在分配时要记下收受者姓名，剩下的文件则要防止外流。多余的文件资料应该销毁。五是资料应合理分发，妥善保管，完成的资料原稿，应由秘书保管，若出席者不在场，资料请人转交时，转交人的姓名也应做记载。六是资料应在会议开始当天分发，资料要尽量精减，不要准备太多。有些资料可在会前提早分发给与会者或发言人，使其能根据有关资料，事先做好准备。七是会议后要制作议事录。议事录里要记明出席人数、姓名、必要事项等，必要时印制好封好寄送给有关部门。议事录的最重要的目的，就是记录会议过程的结果。八是会议决定的事情，应尽早切实执行，这是组织能力强的体现。会议开后的落实实施工作是非常重要的。或者保存在书柜里，秘书用的资料，则另行归档保存。
