英国秘书办公撰拟包括哪些内容?注意哪些方面?
(1)撰拟书信。秘书在撰拟书信时，一是要依据上司的指示做简明的笔记，对要表达的信息或要提出的问题做到心中有数，简洁明确地把事情表达清楚；二是要直截了当，适当地强调和突出重点、关键部分，以便读者立即领会信的内容，不能模棱两可，含混不清；三个是要分段，大体安排是：a．开场白，b．信的主体(可分为几小段)，c．结束语；四是信中表达的各要点要仔细衡量其重要性和先后顺序，要构成有机联系，每一点都能系统地引向下一点；五是要避免在拼写和标点以及句子结构上的错误，要选择适当的词汇表达；六是书要讲究格式布局；七是信的篇幅要适当，不能过长，也不能为了简洁而影响语气的客气和表意的准确。(2)记录整理口授信件。英国秘书要经常记录整理上司口授的信件。其要领一是要有足够的记录速度快速记下一连串的口授。二是当上司删掉他已口授的某一段时，秘书二定要把这一段从记录稿中完全删掉；当上司要加入某一段内容时，秘书应在加入处做上记号，把加人的内容写在旁边的空白处；当上司修改某些内容时，秘书应在记录稿上立即改正。三是当上司口授中有的词句秘书没有完全听清或听懂时，秘书可立即问清楚，不要怕打断上司而不敢提问或随意猜测。四是当出现内容上的疑问时，为了不打断上司的思路，秘书可在记录稿上有疑问处做记号，待上司稍事停顿时，问清楚。五是口授记录完毕后，秘书应对文稿的标点和个别语言审核、修正，使之准确，然后将文稿抄正并打印。若有必要，正稿可送上司审阅。(3)草拟报告。撰拟报告必须准确、清楚、简明而且符合逻辑，要没有废话或无关的细节。秘书人员草拟时应尽可能缩短词组，避免出现长而复杂的句子。优秀的秘书能够迅速地将会议的讨论、会谈、有关文件内容等综合写出简明的报告。这种报告抓住基本事实，便于使上司能够迅速处理事务而不必去研究大量不重要的细节。报告若是以上司个人名义，可以第一人称写；若是以会议名义，则要以第三人称写。关于事件或会议的报告，一律用过去时态。草拟报告的过程中，还应注意以下方面；一是要动笔时首选拟订一个简短的提纲，作为整个报告写作的计划的结构框架。二是确定标题或题目，包括报告标题、会议类型、会议或会见的日期、地点、与会者、主席、主持人员存档号码，寄送报告的对象(人名或单位名称)。如果报告是机密或绝密，要明确地标出。三是首段应清楚地陈述写这份报告的原因。四是报告的正文包括主要的事物。若是会议报告还要适当地运用小标题；若是个人报告，则要清楚、简明地陈述事实。五是要写出建议或结论，这是报告内容的归结点，建议中可提出采取行动的人的姓名、行动的日期、下次会议审议的时间等。七是报告的最后还要写上签署者的名字和身份。(4)备忘录的撰拟。备忘录通常用于内部交流或作为给世界或本国其他地方的代表或代理人的信件或报告。一般称为“Memos”。开头不用客气称呼，结尾也不用表示敬意的话语。标题通常包括收件人的姓名、地址日期。在备忘录末尾写上存档号。
