试述英国秘书筹备会议工作的主要内容及筹备秘密进行的会议的注意事项。
英国秘书筹办会议工作大体有以下内容：一是根据领导指示拟订会务工作计划，全面、周密、有序地安排有关会务工作的细节。二是发出会议通知，英国公司通常在会前7至14天发出通知，会议通知一般包括会议议题、时间和地点。三是与领导者商议会议议事日程，秘书应把需要注意的事项和要解决的问题逐一记录下来，以便按时序写入议事日程。拟订会议议程要遵守有关事务的习惯性顺序，如大会主席团和主席的确定和宣布，应是会议的首项事务。大会议事日程应印发给每一位与会代表。主席的议事日程上要附加有关资料提供其领导会议进行的有关细节材料。一般与会者的议事日程主要是按时序安排要议定的问题。四是要安排发言顺序。五是要收集整理有关修正案的提议，并及时提供给大会主席，通过提案附议，按惯例交会议讨论表决。六是记录出席人数，记录有关表决时投票计票结果，并向与会者公布，投票应在公正公开的监督下进行。七是要协助大会主席排除可能出现的干扰，以保证会议的正常进行。对于不面向公众召开的秘密进行的会议，秘书应协助领导者注重以下事项：一是议事内容应在个人或团体的权限范围内；二是要限制议事办法。会议主席有权从一项修正案跳到另一项修正案，略去那些他认为不重要的或重复的修正案；当会议决定对某些问题不采取行动时，可以搁置起来；三是会议通过某项动议时，要按会议章程和规则达到法定的多数票；四是会议的动议须正式成文，动议要在会前交给主席或秘书，提出动议者就该动议发言并有权在讨论结束时进行答辩。附议者对该项动议只能发表一次态度。如果无人附议，就得放弃该项动议，不得重新再提。动议提到会议上就成为问题，当它通过后，就称为“决议”。一项不包括在议事日程上的问题的动议须经会议同意“作为紧急事件处理”方可提出，或者包括在“其他事项”这一惯例条目下。五是要妥善处理不信任案，当会议成员感到十分不满或与主席意见分歧，可对主席投不信任票，此事一旦发生并取得法定票数时，主席必须辞去主席职位，让位于他的助手或会议提名的另一个人。六是要组织选举活动，准备好投票箱和选票，投票进行的方式一般在组织的议事规则或章程中规定。七是处理决议事项，决议是会议通过的正式决定，必须按惯例有人提议、附议并提交到会上，决议在会上正式通过后，不得在该会上予以取消，决议后的附加条款或句子是决议的附文，附文不同于修正案，它不是改变决议而是附加内容，附文也要有人提议并提交给会上。八是安排提案者行使答辩权，提案已经过了充分讨论后，提案者有答辩权，即允许他答辩一次，答辩后将其提议在会上进行表决。
