2016年5月，××大学新闻传播学院将在学校隆重举办“跨文化传播国际学术会议”，届时将迎接来自法国、英国、美国、德国、俄罗斯、澳大利亚、挪威、奥地利等17个国家和地区的专家、学者参加会议。鉴于这次参加会议的外宾比较多，学院专门安排涉外秘书小李负责外宾的资料准备和外宾迎送工作。
小李工作热情，从外宾信息收集到外宾往返时间、航班、迎送、住宿安排都做了充分准备，但会议期间还是出现了差错。因领导事先没拿到外宾资料，会见外宾时说错外宾名字，颇为尴尬：外宾到宾馆时，大厅登记排队等候较长时间，让外宾感到疲惫烦躁。
问题：
（1）分析指出秘书小李出错在外宾接待工作的什么环节上？
（2）针对小李接待工作出现问题的环节，具体回答正确的外宾接待方法和程序。
（1）出错在外宾接待的准备外宾资料和安排住宿环节上。
（2）正确做法一：准备外宾资料包括：外宾国名、本人名字、个人情况、所属党派等基本情况等。要提前打印成文字，提交给领导，以供接待的领导和有关人员掌握情况，准确礼貌得体交流。
正确做法二：迎接外宾，需提前预定住房，安排好房间，并及时将住房号码告知外宾，外宾来后直接入住。不能等到人来之后，再登记安排房间。
