张秘书毕业于某大学中文系,非常不容易地应聘到某大公司办公室秘书岗位。她工作积极、热情、认真,一心想把秘书工作做好,但总是事与愿违。一天,有位客人进入办公室,当时张秘书正在办公桌前打印一份急件。她礼貌地向客人点头,伸手示意客人先坐下。几分钟处理完手头工作后,她起身端茶水给客人,用电话联系好客人要找的部门,并在办公桌前微笑礼貌道别、目送客人走出办公室。她自认为这次的接待工作做得完美无缺,但事后,张秘书却受到了办公室主任的批评。
还有一次,公司总经理告诉张秘书,今天上午要集中精力写一份重要的报告,不希望被任何事情所打扰。但不久,来了一位陌生人,说是总经理的老客户,专程拜访,并有要事商量。张秘书告诉他,今天总经理不在公司。谁知恰巧这时总经理打开房门,要张秘书进总经理办公室给他找一份文件。此情形令张秘书非常尴尬,只好解释今天总经理工作特别忙,不接待任何来访,但客人还是非常不高兴地离开了,总经理也批评张秘书接待客人方法不当。张秘书感觉好委屈。
问题:
(1)为什么两次接待工作都遭到领导批评,请分别指出张秘书两次接待的不妥之处。
(2)两次接待反映的问题,违反了秘书接待工作中的什么原则?请简单说明。
(1)张秘书第一次接待虽然看似礼貌,但未有说明理由而让客人等待,先忙于自己手头工作,送客人时,未离开办公桌不是送到门口,都是接待中的不礼貌怠慢客人行为;第二次接待,虽然是为领导挡驾,但不是向客人真诚说明情况,而是撤谎,简单处理问题,必然带来不好效果,甚至给领导带来麻烦。所以两次接待中都遭到领导批评。
(2)两次接待反映的问题。违反了秘书接待中的“热情大方、细致周密”原则。两次接待都没有做到“细致周密”,从细节上考虑客人感受和可能带来的工作误会。