联系案例《错中错》，谈谈秘书通电话的基本要求。《错中错》：在新世纪公司实习的秘书小曹第一天上班，被安排在接电话的岗位上，不知是由于激动，还是别的什么，第一次遇到外来电话，铃声刚响，他就抓起话筒。行政部经理听完电话后，纠正道：“接打电话有学问，外来电话一般要铃声响第二遍时，方可拿起话筒，这样做才显得稳重，大方些……”经理的话还未说完，就被总经理叫走了。小曹的指导教师刘秘书继续纠正：“接电话时，切不可用轻率的语调问对方：‘喂，你找谁?你是谁?’这是很不礼貌的，应该用礼貌的语言、温和的语调说：‘新世纪公司行政部，电话号码是×××××××，您好!’不能用粗俗、急躁的口气说话。”第二次接电话时，是对方拨错了号，小曹一听便告诉对方：“你打错了!”就挂上了电话。他的另一位指导教师陈秘书又给他做了纠正：“接到打错的电话时，你应该说，‘这是新世纪公司行政部，电话是×××××××，我想您是否拨错了号?’刚才你那种回答别人的方式，很不礼貌。如果对方是我们的客户，那就更糟糕。无礼行为可能导致中断往来，给公司带来损失!”小曹听了三个人对他的批评，脸红一阵，白一阵，心里很不是滋味。当初学电话事务、电话应对礼仪时，自己心里好笑：“电话谁不会打?几岁起就听电话、打电话，还有什么学头?”那堂课他一点没听进去，自然会出现今天的难堪处境。谁知更大的漏子出现了。下午，办公室的人全部外出办事，小曹接到市商业总公司通知经理开会的电话。当他把开会通知告诉经理时，经理反问他开会的具体时间、地点、议题是什么，他只得似是而非回答了几句。还好，他灵机一动，去翻了电话号码簿，找到了市商业总公司电话，重新询问清楚了有关事项后，才补了漏子。
(1)通电话是一门学问和艺术，也是秘书人员的基本功。秘书在工作过程中，随时都需要运用电话沟通信息，协调工作，联系业务，处理事务。会不会接打电话，效果大不一样。许多新任秘书往往认为电话谁都会打，没有什么学问可言，因而接打电话很随意，其结果，不是得罪了对方，就是误时误事。因此，秘书人员必须熟练掌握接打电话的艺术，切不可小视。(2)通电话要遵循一定的程序。如果是打出电话，一般要经过查询电话号码、拿起话筒、拨通电话、自我介绍、陈述内容、解答疑问、征询意见、告别对方、放下话筒、补充记录等程序；如果是接收电话，一般要经过拿起话筒、准备记录、自报家门、辨明对象、倾听发话、提出疑问、复述内容、告别对方、放下话筒、整理记录等程序，按程序办事，通话效率就会提高，效果也好。(3)通电话必须讲究礼貌，语言文明。俗话说：“闻其声可知其人。”电话虽然起不到面谈、演讲那种“鉴貌辨色”、情感交流的效果，但是通话双方的态度、语气、文化修养仍可通过电话得到反映，通话时是否尊重对方，讲究礼貌，语言文明，直接影响到通话效果。可以说，讲究礼貌是通电话的基本要求之一。案例中的秘书小曹不懂得这一点，当然会受到领导的批评。(4)接电话一定要做好记录。特别是接到有关通知开会、派车、接人等方面的电话，秘书人员更要详细记录，做到要素齐全，准确无误。否则，就会出现纰漏。
