明秦公司的一次全国分公司经理会议明秦公司是一家大型公司，分公司业务占了很大比例。为了部署明年的整体工作，公司总部定于12月初召开分公司经理会议。12月5日，分公司经理会议正式开幕。公司总裁首先致词，然后是与会者发言。山东分公司经理提出投资兴建两家分厂，湖南分公司经理建议开展特许经营业务，上海分公司经理则力主收缩在该区的投资，其他地区代表也依次发言。此后是两项专题讨论，一是关于公司内部转移价格的确定方法，二是各分公司企业明年的任务指标。由于这两个问题均涉及分公司的切身利益，因而会场下达指令，用传真发来了许多文件，以此为武器展开了一轮交锋。由于迟迟不能达成协议，原定5天的会议又延期4天，最后会议主席利用总裁的权威推出一个折中方案，大家勉强接受了。尽管利用了现代化的交通工具，大多数与会者花在往返旅程上的时间还是接近12小时。第二年，大多数分公司没有完成任务指标，而且内部转移价格也没有很好地执行，公司在财务上蒙受了相当大的损失。(1)1)一个有效的会议主席应该有的技巧和行为有哪些?2)会议成员在参加一场会议之前应做哪些准备?(2)1)为确保会议富有成效，安排议程应注意哪些事项?2)会议主席应妥善处理会议成员中的“秘密议程”，试述“秘密议程”的特征。
(1)1）一个有效的会议主席的技巧和行为：①确定会议讨论的主题；②明确讨论的范围；③确保与会者不跑题，并且每次只有一个人发言，必要时可以打断讨论；④尽可能公正，绝对不能和与会者争论；⑤确保其他成员能理解会议进展的情况。2）会议成员在参会之前应该提前阅读相关的会议材料，熟悉会议议程，了解会议主题，因为成员拥有的信息质量决定会议的质量。(2)1)安排议程的注意事项：①对议题的安排应认真考虑，以保证最好的逻辑顺序；②安排议程要考虑在有限的时间内可达到什么目标；③讨论上次会议的问题时引用该次会议的日期和会议记录的编号是一个好习惯；④将参考资料作为重要的支持性文件，可附在相关项目后面，也可以列一个简短的清单放在议程后面；⑤议程最后要确定下次会议的日期、时间和地点。2)秘密议程的特征：①想引起别人(或许是某个上级)的注意；②保护自己所代表的群体的利益；③利用会议贬低对手；④掩盖过去的错误或表现出无能；⑤结成特别同盟；⑥把会议作为个人消遣或追求个人成就的舞台。
