KK公司准备在办公楼内召开一次本公司的新产品上市前的研讨会。参加人员包括公司总经理、副总经理以及研发、营销、财务等部门的代表。总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示，而公司没有放映机。租借放映机的任务交给了总经理秘书刘小姐。会议召开的时间是8月9日上午10时整，而资料放映的时间是10时15分。刘小姐打电话给租聘公司，要求租聘公司在9日上午9时45分必须准时把放映机送到公司的会议厅。
9日上午，秘书们正在紧张地做着最后的准备工作。刘小姐一看表，呀，已经9时50分了，放映机还没有送到。刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着时间快到了，刘小姐心急如焚……
问题：
1)如何才能组织有效的会议？
2)对于这样的会议，请你拟定一个会议议程。
3)召开这样的会议前，在准备会议所需资源方面应该注意些什么？
4)假如你是刘小姐，面对这种情况，应该如何处理？
1)组织有效的会议应该考虑如下各点： (1)计划会议 (2)安排合适的地点和会场 (3)准备会议议程 (4)邀请有关的与会者 (5)准备会议必备的材料 (6)考虑会场布置 (7)确保会议有专职记录员 (8)确保会议的时间控制 (9)确保会议所需资源(如投影仪等)充足 2)对于这样的会议，可以考虑如下会议议程： KK公司 2012年新产品上市研讨会 会议议程 2012年8月7日在八楼第三会议室召开 (1)缺席人员致歉 (2)对上次会议记录的确认 (3)上次会议记录引出的问题 (4)营销部报告 (5)财务部报告 (6)关于新产品上市可能遇到问题的讨论及解决方案 (7)其他事项 (8)下次会议的安排(日期、时间、地点) 3)召开这样的会议前，在准备在会议所需资源方面应该注意： 考虑周全、根据议程内容确定所需的设备资源 提前调试设备，确保所有设备都能正常工作 留出足够的时间提前量，以留出应变时间 制定应急方案，应对突发状况 4)答案可以有多种。在继续等待的同时，联系总经理，做好临时调整议程的准备。同 时抓紧时间寻找替代设备。
