某企业存货消耗较大,平时库存数量较多,存货内部控制措施设计如下:
(1)采购部根据使用部门或仓库提交的请购单,与供应商签订采购合同(零星采购除外)。(2)由仓库验收到货的存货,并填制收货单一式二份,一份留存,一份交财务部。
(3)财务部会计员将收货单和采购发票进行核对,并据以登记购货和应付账款明细账。
(4)由会计员开具付款通知单,后附收料及发票有关资料,交出纳付款。
(5)存货由仓库保管员保管和登记明细账。
(6)各使用部门有存货的消耗额度,领用物品时填制领用单一式二份,一份使用部门留存,一份仓库留存。仓库月底向财务部报送领用物品资料,
要求:指出该企业存货内部控制存在的问题,并提出管理建议。
(1)由仓库验收存货不符合职责分工的要求,不利于对存货的核算和管理,建议由专人进行验收。
(2)验收后未将验收单同时送交采购部,使采购部不了解实际到货情况,不利于采购部对供应方的违约行为进行交涉,建议增加一联验收单送交采购部。
(3)会计员开具付款凭单后未经领导批准即由出纳付款,容易产生错误或舞弊,建议每张付款凭单须经领导签字后才可付款。
(4)存货由仓库保管员一人保管和登记明细账,属不相容职责,容易产生错误或舞弊,建议由两人分别担任保管员和记账员。
(5)领用单未送财务部,而由仓库月底报送,属单线联系,难以避免错误或舞弊,建议增加一联领用单送财务部。