Midland广告公司雇佣了具备不同技能的员工,从而确保每份合同均能按照客户要求完成。这些员工包括负责收集相关数据的调查人员,负责分析数据的统计人员,负责广告设计的创意人员,负责成本核算和其它财务事项的财会人员,以及确角保参与广告开发的员工能够更好地工作的行政管理人员。公司老板科林先生根据合同内容安排相应的员工组成团队进行工作。当有新的合同需要履行时,他会再重新指派员工组成新团队。因此,员工经常从一个小组被调配到另一个小组,贡献他们各自的特殊技能。这是一个有效的系统。但是,员工开始意识到他们往往不知道其他员工的工作情况。例如,如果有人离开办公室去见客户,只有科林先生知道。于是,他们开始要求更多地了解其他员工的技能、正在进行的工作以及去处。实际上,员工们要求建立一个更有效的内部沟通体系。
请给科林先生写一份简短的报告,在报告中指出公司内部沟通体系存在的问题,并提出可行的解决方案。
问题:
公司的沟通渠道是单向的,没有任何证据表明有双向的沟通。
沟通的方向是下行沟通,没有上行或横向沟通。
解决方案:
沟通渠道:
鼓励双向沟通。科林必须将有关政策和决定告知员工,以提供指导和信息同时,员工自己可以提供有价值的信息,有权利向管理者提问并要求答复,这样会提高员工的积极性。
正式沟通和非正式沟通并行科林先生应建立起正式沟通渠道,传递政策、指导和信息,也应允许非正式沟通渠道的存在。
沟通方向:
从高层到底层的下行沟通。更有效的下行沟通能够告知员工当前任务、他们在公司中的角色、他们的工作进度日程及组织和部门的目标。
从底层到高层的上行沟通。上行沟通也可以是非正式的。
同一层面的人员和部门之间的横向沟通。横向沟通是信息在组织中的横向流动,有助于合作完成任务。
具体方法:
成立简报小组
定期召开员工会议
安排专人负责及时更新日程表
通过公告、通知、通告等形式告知员工公司的活动、决策等信息。
科林先生采取开放政策,鼓励员工向他报告其关注的问题,包括个人问题,或者关于公司实际运行效率的信息。
通过以上方案,公司可建立一个全方位的沟通渠道系统,使所有员工能够讨论相关事宜,大家可以分享创意和观点、增进理解,从而开展对复杂问题的思考、辩论,并得出结论
