HW地产有限公司是一家大中型的房地产开发公司,在全国多个地区都设有分公司。随着政府相关部门对房地产市场调控力度的加大,公司业绩出现了明显下滑。针对这一现状,总公司决定召开一次全公司会议,以进一步沟通信息,听取各分公司的发展建议。(1)请说明会议成员在会议期间的职责。(2)请说明会议秘书在会议期间的职责。假如会议以视听会议的形式召开:(3)请列举视听会议的优缺点。(4)请说明召开视听会议时主席的责任。
(1)①准时出席。(1分)②按照会议要求发言。(分③记录会议决定及需要采取的行动。(1分)(2)①提前到达。(④分)②将房间准备就绪。(1分)③提供所有必要文件。(1分)④记录进程。(1分)⑤避免不明确的讨论或通过含糊不清的决策。(1分)⑥协助主席。(1分)(3)优点：①成本低。(1分)②即时。(1分)缺点：①缺乏会议气氛。(x分②交往性差。(分)③缺乏连续性(1分)(4)①提前把议程传真给每个人,详细说明讨论主题和与会者情况。(1分)②提前用传真发送文件和需要参考的资料;保存每人的传真号码,以便于在会议期间发送必要的补充资料。(1分)③每人上线后马上点名。(1分)④对与会者讲话总是报出姓名,以保证相应的人能听到主席的评论。(1分)⑤不时进行小结,保证使每人跟上进程。(1分)⑥注意哪些人尚未发言,吸引他们参与会谈。(1分)
