简述在组织管理的目标情形中召开正式会议的原因。
虽然正式会议需要一定的准备和程序，但是在以下组织管理的目标情形下需要采用正式会议的沟通方法。(1)设定目标。需要参与成员建立统一思想、目标和进行行动时，如企业市场开发目标的讨论、公司组织结构的变革方向讨论等。(2)监控进度。需要参与各部门及时、共同沟通各自的进度，以便交流、协调和作出下一步指示。(3)分享意见。对于某一公司事务，参与各方的视角、价值观和技能均有所不同，邀请各部门分享不同意见，便于了解事物的全貌。(4)讨论不同观点。对于缺乏清晰轮廓，特别是存在争议的公司事务，有必要邀请各部门各抒己见，通过平衡各部门意见，管理者作出科学决策。(5)与员工协商。与员工切身利益密切相关的组织事务，特别是重大变革前需要与员工进行充分沟通和协商，听取员工意见，避免变革中的抵触情绪和组织冲突。(6)制定规划。对于组织战略的具体实施计划，需要相关部门共同参与，面对面沟通关于存在或潜在问题的解决。例如，对于复杂的技术问题解决，需要有步骤地规划讨论。(7)作出决策。对于企业重大决策问题，需要主管部门与企业管理层及员工代表的共同参与，在会议中直接交流，并作出详细的会议记录。(8)针对已作出的决策传递信息。企业已经作出重大决策后，需要正式发布时，应该召开正式会议向组织内传达，目的在于建立信息沟通的严肃性和权威性，并得到参与者的理解和接受。
