怎样正确理解“版记”的特定含义与保持公文书面格式完整性之间的关系?
一份完整的公文必须是眉首、主体、版记三个部分齐全，缺一不可。一般说来，公文的眉首部分和主体部分的格式比较容易把握，但在一些机关单位的行文中，常常出现版记残缺或版记错位的情况，造成公文结构上的不完整。版记残缺是指一份公文缺少版记部分。有正式文件版头的公文都应该有版记。因为版记部分有主题词、抄送机关及印发说明等重要项目，版记残缺就会给公文处理和查找利用造成困难，同时公文的书面格式不完整也有损公文的严肃性与权威性。版记错位是指版记的位置安排不当，这主要是针对那些由主件和附件或由转发件和被转发件构成的公文而言的。出现版记错位的现象，是由于没有正确理解“版记”的含义所造成的。要正确理解“版记”的特定含义，要从公文的整体结构方式说起。就公文的整体结构而言，有单式结构和复式结构两种。所谓单式结构是指一份公文由一个主件单独构成的。而复式结构则有两种情况：一种是主件加附件，另一种是转发件加被转发件(含印发、发布、批转等)，即在一份完整的公文之中包含有主件与附件，转发件与被转发件，而附件可能有两个以上，被转发件之后还可能有附件，因而称之为复式结构公文。“版记”又称“文尾”，对于单式结构的公文来说，“版记”就是文件的末尾，其含义是很清楚的，而对于复式结构的公文来说则不尽然，因而往往出现版记错位的情况，有的把版记置于主件之后，附件之前；有的在主件和附件之后各设计一个版记，使一份完整的公文交错出现两个版记。对转发件与被转发件来说，也是如此；有的甚至将被转发件原来的版记原封不动地搬过来，以致有的多层转发的公文出现了两个以上的版记，把一份完整的公文搞得支离破碎，面目全非，失去了公文自身的严肃性与完整性，也给公文办理与管理造成困难。须知，在复式结构公文中，主件和附件、转发件和被转发件(含印发、发布、批转等)共同构成一个彼此有内在联系的整体，版记就是“文尾”，版记的含义应是这一整体的末尾而不应是某一部分的末尾。所以，无论是单式结构还是复式结构公文，版记只有一个，且应置于公文整体结构的最后，这应该成为公文结构规范化的基本要求。
