某企业的采购部在收到生产需求部门直接提交的请购单后,由其职员E进行询价并确定供应商,再由其职员F负责编制和发出预先未经连续编号的订购单。采购的货物运达后,采购部根据订购单的要求验收货物,编制一式多联的未连续编号的验收单。验收单一联交采购部,登记采购明细账和编制付款凭单。付款凭单经批准后,月末交会计部审核和支付采购款项。会计部收到付款凭单后,编制有关的记账凭证,并登记原材料和应付账款账簿。要求:请分析该企业采购与付款业务的内部会计控制缺陷,并进行修正性设计。
(1)采购业务未经过适当的请购与审批控制,建议建立采购申请制度和加强预算管理。
(2)询价并确定供应商为不相容岗位,建议予以分离。
(3)订购单和验收为连续编号,不能保证所有的采购都已记录或不被重复记录,建议进行连续编号。
(4)采购部不应负责验收,建议由独立的验收部门或指定专人进行验收。
(5)会计部月末审核后才付款,未能及时入账并按约定时间付款,建议采购部及时将付款凭证单交会计部。
(6)付款凭单位未订购单及供应商发票,会计部无法核对采购事项是否真实,登记有关账簿时的金额或数量可能会出现差错,建议将订购单、供应商发票和付款凭单一起交会计部。